STRATEGIC MANAGEMENT OF THE PROJECTS/PROJELERİN STRATEJİK YÖNETİMİ

BU KİTABIMIN TAMAMINI PEK YAKINDA BU SİTEDE BULACAKSINIZ. GÖSTERDİĞİNİZ SABIR İÇİN ŞİMDİDEN TEŞEKKÜR EDİYORUM.

Dr. Sahin Kesikminare

ÖNSÖZ

Farklı stratejik iş birimleri arasında kar farklılığını açıklayan birçok faktörden en önemlisi şirketlerin pazardaki diğer rakiplerine göre maliyet veya kalite liderliğidir.

Şirketlerin bu önemli konumunu, içlerinden yeni stratejik projeler üretecek ve gerçekleştirecek takımları çıkaracak bir yapı ve kültür geliştirmedikleri sürece devam ettiremeyecekleri bir gerçektir. Kurumlaşmış şirketlerin daha yüksek getirili projeler geliştirmeleri ve bunların stratejik yönetimini başarıyla yapmaları bu açıdan önem taşımaktadır.

Yeni projelerin geliştirilmesi ve daha sonra bunların başarı ile uygulanabilmesi örgütlerin geleceğini yakından ilgilendirmektedir. Şirketlerde yenilik ve yaratıcılık kabiliyetleri yüksek proje takımlarının ortaya çıkması için uygun ortamın hazırlanmasında yönetimin tüm fonksiyonlarının bir sinerji yaratacak şekilde entegrasyonu önemli görülmektedir.

Müşteri tatmininde üretici odaklı olmaktan müşteri odaklı olma yönünde kabiliyet ve imkanların arttırıldığı bir çağa girildiği günümüzde, bu entegrasyonun daha da önemli olduğu anlaşılmakta ve öncelikle bağlı bulunulan ana şirket ve varsa proje sahibi başta olmak üzere, tüm tarafların tatminini ön planda tutan entegre stratejiler ve kurumsal politikalar geliştiremeyen stratejik yönetimlerin rekabet üstünlüklerini kaybedecekleri anlaşılmaktadır.

Geleceğin büyük organizasyonlarının “ben” değil, “bizim gücümüz”  anlayışı çerçevesinde, bugünün proje organizasyonlarına benzer matris organizasyon esaslı takım/ ekip çalışması üzerine kurulacağı görülmektedir. Geleceğin modern organizasyon çatılarına öncülük etmeleri açısından, şirketlerin stratejik yönetimleri ile entegre olarak projelerin stratejik yönetimleri konusu daha derin bir incelemeye değer bulunduğundan bu kitaba konu olmuştur.

Dr. Şahin Kesikminare

İÇİNDEKİLER

TABLOLAR.. 8

ŞEKİLLER.. 9

ÖZET.. 10

GİRİŞ. 12

BİRİNCİ BÖLÜM… 16

STRATEJİ KAVRAMI. 16

1.1   STRATEJİNİN TANIMLARI. 16

1.2   STRATEJİ TÜRLERİ. 17

1.2.1    Organizasyon düzeylerine göre Stratejiler 17

1.2.2    Uygulanma Durumlarına Göre Stratejiler 18

1.3   STRATEJİK YÖNETİM… 20

İKİNCİ BÖLÜM… 23

PROJELERİN STRATEJİK YÖNETİMİNİN KAPSAMI. 23

2.1   GİRİŞ  23

2.2   PROJELERİN STRATEJİK YÖNETİMİNE DUYULAN İHTİYAÇ.. 24

2.2.1    Örgütsel İrtibat Araçları 25

2.2.2    Proje Yönetim Süreci 27

2.2.3    Projelerin Ömür Döngüsü (Hayat Seyri) 31

2.2.4    Projeler ve Stratejik Planlama. 37

2.2.5    Projelerin Stratejik İçeriği 38

2.2.6    Proje sahibinin Projeye Katılımı 40

2.2.7    Projelerin Yönetim Sistemi 41

2.2.8    PSY’de Müşteri Yönetimi 43

2.2.9    PSY’de Müşteri Tatmin Süreci 48

2.2.10 PSY’de Strateji Tasarımı ve Politika Tespiti 49

ÜÇÜNCÜ BÖLÜM… 54

PROJELERDE STRATEJİK KONULARIN YÖNETİMİ. 54

3.1   GİRİŞ  54

3.2   STRATEJİK KONULARIN GENEL YÖNETİMİ. 55

3.3   SORUNLARIN BELİRLENMESİ. 56

3.4   BİR SORUNUN DEĞERLENDİRİLMESİNDE KULLANILAN ÖLÇÜTLER.. 57

3.5   UYGULAMAYA YÖNELİK ANALİZ.. 58

3.6   UYGULAMA.. 59

3.7   TEKNOLOJİNİN STRATEJİK AMAÇLARLA YÖNETİMİ. 60

3.7.1    Teknolojinin Önemi 61

3.7.2    Teknolojinin Stratejik Amaçlarla Seçimi 62

DÖRDÜNCÜ BÖLÜM… 64

PROJE YÖNETİMİNDE PLANLAMA.. 64

4.1   GİRİŞ  64

4.2   PROJELERİN PLANLAMA UNSURLARI. 64

4.3   PROJELERİN PLANLAMA SÜRECİ. 65

4.4   PROJE PLANLAMASINDA ÖNEMLİ UYGULAMALAR.. 67

4.4.1    İş Kapsamı 67

4.4.2    İş Kapsamı Şeması (Work breakdown structure) 67

4.4.3    İş Grupları 68

4.4.4    Proje İş Programları 70

4.4.5    Proje Hayat Seyri Planı 71

4.4.6    Proje Şartnameleri 71

4.4.7    Maliyet Tahmini 71

4.4.8    Mali Plan. 72

4.4.9    İşlevsel Plan. 72

4.4.10 Proje Yönetim El Kitabı 72

4.5   PLAN FORMATI. 72

BEŞİNCİ BÖLÜM… 74

PROJE YÖNETİMİNDE YETKİ, SORUMLULUK VE MESULİYET   74

5.1   YETKİ. 74

5.2   SORUMLULUK.. 75

5.3   MESULİYET (ACCOUNTABILITY) 76

ALTINCI BÖLÜM… 78

PROJELERİN STRATEJİK YÖNETİMİNDE LİDERLİK.. 78

6.1   PROJE YÖNETİMİNDE LİDERLİĞİN İŞLEVİ. 79

6.1.1    İlginin Yönetimi 79

6.1.2    Stratejik Önemin Yönetimi 80

6.1.3    Güvenin Yönetimi 80

6.1.4    Benliğin Yönetimi 80

6.2   BAŞARILI PROJE LİDERLERİNİN ÖZELLİKLERİ. 81

6.3   PROJE YÖNETİCİSİNİN YÖNETİM STİLİ. 81

YEDİNCİ BÖLÜM… 83

PROJE YÖNETİMİNDE İLETİŞİM… 83

7.1   İLETİŞİM SİSTEMLERİNİN STRATEJİK ÖNEMİ. 83

7.2   İLETİŞİM SÜRECİ. 84

7.3   GAYRİ RESMİ İLETİŞİM… 86

7.4   SORUNLARIN ORTAYA ÇIKMASINDA DİNLEMENİN ÖNEMİ. 86

7.5   SÖZSÜZ İLETİŞİM… 87

7.6   YAZILI İLETİŞİM… 87

7.7   PROJE TOPLANTILARI. 88

7.8   İLETİŞİMDE YARARLI DAVRANIŞLAR.. 90

7.9   İLETİŞİMDE GERİ BİLDİRİM… 90

SEKİZİNCİ BÖLÜM… 92

PROJE YÖNETİMİ BİLİŞİM SİSTEMLERİ  (PYBS) 92

8.1   GİRİŞ  92

8.2   PYBS’DE KARŞILAŞILAN SORUNLAR.. 93

8.3   PYBS’NİN PLANLANMASI. 94

DOKUZUNCU BÖLÜM… 96

PROJE YÖNETİMİNDE ÖRGÜTLENME VE ÖRGÜT ŞEMASI  96

9.1   GİRİŞ  96

9.2   PROJE TAKIMLARI. 96

9.3   PROJE YÖNETİMİNDE ÖRGÜT ŞEMASI. 98

ONUNCU BÖLÜM… 101

PROJELERDE İNSAN KAYNAKLARININ STRATEJİK YÖNETİMİ  101

10.1 GENEL POLİTİKALAR.. 101

10.2 İNSAN KAYNAKLARI PLANLAMASI. 103

10.3 İNSAN KAYNAKLARI TALEBİNİ ETKİLEYEN FAKTÖRLER.. 105

10.3.1 Örgütsel Kararlar 105

10.3.2 İş Gücü Faktörleri 105

10.4 İNSAN KAYNAKLARI TALEBİ VE ÖNGÖRÜ TEKNİĞİ. 105

10.5 İNSAN KAYNAKLARI ARZI. 106

10.5.1 İç Arz: 106

10.5.2 Dış Arz. 107

10.5.3 İşe Eleman Arama. 108

10.6 KP VE İEA’DA STRATEJİK ANALİZ.. 109

ONBİRİNCİ BÖLÜM… 111

PROJE TAKIMLARININ KURULMASI. 111

11.1 YÜKSEK PERFORMANS TAKIMLARININ ÖZELLİKLERİ. 111

11.2 YENİ BİR PROJE TAKIMININ ÖRGÜTLENMESİ. 114

11.2.1 Sinerjiye Yönelik Bir Takım… 114

11.2.2 Proje Örgütünün Kurulması 115

11.2.3 Proje Yönetim Sisteminin Belirlenmesi 115

11.2.4 Projeye Personel Atanması 116

11.3 PROJE TAKIMLARININ GELİŞTİRİLMESİ. 118

11.4 YENİ PROJE TAKIMLARININ STRATEJİK YÖNETİMİ. 119

ONİKİNCİ BÖLÜM… 122

PROJELERİN STRATEJİK YÖNETİMİNDE ÖRGÜT KÜLTÜRÜ.. 122

12.1 PROJE KÜLTÜRÜNÜN STRATEJİK HEDEFLER İÇİN KULLANILMASI. 123

12.2 PROJE YÖNETİCİSİNİN PERFORMANS KÜLTÜRÜNE ETKİSİ. 126

ONÜÇÜNCÜ BÖLÜM… 128

PROJE YÖNETİMİNDE YARATICILIK, YENİLİK VE VERİMLİLİK   128

13.1 YARATICILIK.. 128

13.2 YENİLİK.. 128

13.3 YENİLİK VE YARATICILIĞI ENGELLEYEN FAKTÖRLER.. 129

13.4 PROJENİN VERİMLİLİK DERECESİ. 131

ONDÖRDÜNCÜ BÖLÜM… 134

PROJELERİN STRATEJİK YÖNETİMİNDE ÖRGÜT KÜLTÜRÜ   134

14.1 TOPLAM KALİTE YÖNETİMİNİN KAPSAMI. 135

14.2 TOPLAM KALİTE YÖNETİMİ UYGULAMASI. 137

14.2.1 TKY’ye Geçerken Aşamalar 138

14.3 KALİTE İYİLEŞTİRME SÜRECİ. 139

14.4 KALİTE İYİLEŞTİRME DÖNGÜSÜ.. 140

14.5 PROJE AÇISINDAN TKY’DE ÖNEMLİ KONULAR.. 142

ONBEŞİNCİ BÖLÜM… 146

PROJE YÖNETİMİNDE SÖZLEŞMELER.. 146

15.1 SÖZLEŞME MÜZAKERELERİ. 147

15.2 SÖZLEŞME.. 147

15.2.1 Garantiler 148

15.2.2 Tazminatlar 148

15.2.3 Zararların Tazmini 149

15.2.4 Sorumluluğun Sınırlandırılması 149

15.3 SÖZLEŞME İDARESİ. 150

ONALTINCI BÖLÜM… 151

PROJE KONTROL.. 151

16.1 GİRİŞ  151

16.2 KONTROL SÜRECİNİN SAFHALARI. 152

16.2.1 Performans Standartlarının Tespiti 152

16.2.2 İzleme ve Değerlendirme. 153

16.2.3 Performansın Karşılaştırılması 154

16.2.4 Düzeltici Faaliyetler 154

16.3 YÖNETİM FONKSİYONUN DEĞERLENDİRİLMESİ. 155

16.3.1 Proje Planlaması 155

16.3.2 Proje Organizasyonu. 155

16.3.3 Proje Yönetim Süreci 156

16.3.4 Proje Başarıları 156

16.3.5 Proje ile İlgili Bilgi 157

16.4 PROJENİN İZLENEREK DEĞERLENDİRİLMESİ. 158

16.4.1 İzleme ve Değerlendirmenin Planlanması 159

16.4.2 Proje Sonrası İzleme ve Değerlendirmeler 159

16.4.3 Performans Değerlendirmede Önemli Konular 160

ONYEDİNCİ BÖLÜM… 162

PROJELERİN SONA ERMESİ. 162

17.1 GİRİŞ  162

17.2 PROJELERİN SONA ERME NEDENLERİ. 162

17.2.1 Personelden Doğan Hissi Sorunlar 162

17.2.2 Müşteriden Doğan Hissi Sorunlar 163

17.2.3 Örgüt İçindeki objektif Sorunlar 163

17.2.4 Çevresel Objektif Sorunlar 164

17.3 PROJELERİN SONLANDIRILMASINDA STRATEJİK DEĞERLENDİRMELER.. 164

17.4 PROJEYE SON VERME STRATEJİLERİ. 165

17.5 PROJEYE SON VERME İHTİMALLERİNİN DEĞERLENDİRİLMESİ. 166

ONSEKİZİNCİ BÖLÜM… 168

DEĞERLENDİRME VE SONUÇ.. 168

18.1 ŞİRKET YÖNETİMİNE GÖRE DAHA KAPSAMLI YAKLAŞIM… 169

18.2 MÜŞTERİ ODAKLI OLMAK.. 169

18.3 TOPLAM KALİTE YÖNETİMİNİ ESAS ALMAK.. 169

18.4 SİNERJİYE ODAKLANMAK.. 170

18.5 DAVRANIŞA YÖNELİK BİR ORGANİZASYON YARATMAK.. 170

18.6 TAKIM ÇALIŞMASINA DAYANMAK.. 171

18.7 STRATEJİK BİLGİ TABANINI ESAS ALMAK.. 171

18.8 LİSANS ANLAŞMALARINA ÖNEM VERMEK.. 172

18.9 HEDEF BİRLİĞİNİ SAĞLAMAK.. 172

18.10          ÖRGÜTSEL YAPIYA ÖNEM VERMEK.. 172

18.11          YENİ TECRÜBELERLE ZENGİNLEŞMEK.. 173

18.12          SÖZLEŞMELERİN ETİK YÖNÜNE DE ÖNEM VERMEK.. 173

18.13          ÇOK YÖNLÜ YÖNETİCİLERE ÖNCELİK VERMEK.. 173

18.14          GELECEĞİN ÖRGÜTLERİNE ÖNCÜLÜK ETMEK.. 174

KAYNAKÇA.. 175

EK-1. 183

KISALTMALAR

AR-GE                                   : Araştırma- Geliştirme

CPM                                       : Kritik Yol Metodu

ÇMT                                       : Çalışanlarla Müşterek Tasarım

DSŞ                                        : Doğrudan Sorumluluk Şemaları

İEA                                        : İşe Eleman Arama

İKP                                         : İnsan Kaynakları Planlaması

İKY                                        : İnsan Kaynakları Yönetimi

KEK                                       : Kalite Ekip Komitesi

PSY                                        : Projelerin Stratejik Yönetimi

SBU                                       : Stratejik İş Birimi

S                                             : Sayfa

TKY                                       : Toplam Kalite Yönetimi

PYBS                                    : Proje Yönetim Bilişim Sistemleri


TABLOLAR

Tablo 9—1 Proje Yönetim İlişkilerinde Doğrudan Sorumluluk Şeması……………………………………………. 99

 

ŞEKİLLER

 

Şekil 2‑1 Projelerin stratejik İçeriği 39

Şekil 2‑2 Yönetim (A) Takımı Kuruluşu. 50

Şekil 2‑3 Paralel (B) Takımı Kuruluşu. 50

Şekil 4‑1 Proje planlama ve kontrol süreci 66

Şekil 5‑1 Proje ve örgütün işlevsel bölümlerinin etkileşimi 75

Şekil 9‑1 Proje Organizasyonu. 97

Şekil 11‑1 Sistem Anlayışıyla Yüksek Performans Takımlarını Belirleyen Faktörler 114

Şekil 14‑1 Kaliteyi Sürekli Artırmak için Kalite Yönetim Döngüsü. 142


ÖZET

 

Bir yöneticinin stratejik yönetimle ilgili olarak ortaya  çıkan bir sorun karşısında hangi faktörleri, hangi öncelik sırasına göre dikkate alacağı, bunlara hangi analiz tekniğini ve stratejik karar verme sürecini uygulayacağı konusu henüz tam olarak cevaplandırılamamıştır. Şirketlerin stratejik yönetimi yanında bunların yürüttüğü projelerin stratejik yönetimini de kapsayan birçok yönetim ve işlevsel faaliyeti bir arada etkileyebilecek ve faaliyetlere esas olacak politikaları ortaya koymaya yarayacak tek bir araç kullanabilme imkanı daha uzun bir süre stratejik yönetim teorilerine konu olacaktır. Bu teoriler, işletme stratejisi ile ilgili bilimsel çalışmaların temelini oluşturacak ve politikaların konsept çatısını kuracak bir sistematik metodun geliştirilmesine yol açarak, netice olarak stratejik yönetimi, işlevsel yöneticilerin mesleki sempatilerinin etkilerinden kurtarıp, bir ihtisas mesleği haline getirecektir.

Yönetimin temel misyonunun şirketin değerini maksimize etmek olduğu kabul edilmektedir. Bir şirketin değerinin ölçüsünde esas alınacak kriter bu şirketin borsadaki hisse senedi fiyatıdır. Hisse senedi fiyatını etkileyen en önemli unsur ise bir şirketin kaynaklarını daha etkin ve etkili kullanacak yeni projeler geliştirme ve uygulama potansiyelidir. Şirketlerin proje geliştirme kabiliyetleri bunların karlılık, süreklilik ve istikrar içerisinde büyümelerinin de teminatıdır.

Ekonomistlere göre farklı stratejik iş birimleri arasında kar farklılığını açıklayan iki temel faktör vardır. Bunlar:

  • İşletmelerin içinde rekabet ettikleri pazarların bu işletmeleri doğal olarak karlı yapan özellikler taşıması ve
  • Şirketlerin pazardaki diğer rakiplerine göre maliyet veya kalite liderliğidir.

Şirketlerin her iki konumlarını, içlerinden yeni stratejik projeler üretecek ve gerçekleştirecek takımları çıkaracak bir yapı ve kültür geliştirmedikleri sürece devam ettiremeyecekleri bir gerçektir. Bu konuda ısrar eden şirketlerin pazardaki büyüme hızları ile pazar paylarının oluşturduğu matris içerisindeki başlangıçtaki yüksek pazar payı ve yüksek büyüme hızına sahip konumlarından, önce düşük büyüme hızı – yüksek pazar paylı sağmal inek ( cash cow) konumuna, daha sonra da düşük pazar paylı – düşük büyüme hızlı elden çıkarılmayı bekleyen bir işletme haline gelecekleri anlaşılmaktadır. Kurumlaşmış şirketlerin daha yüksek getirili projeler geliştirmeleri ve bunların stratejik yönetimini başarıyla yapmaları bu açıdan önem taşımaktadır.

Yeni projelerin geliştirilmesi ve daha sonra bunların başarı ile uygulanabilmesi örgütlerin geleceğini yakından ilgilendirmektedir. Şirketlerde yenilik ve yaratıcılık kabiliyetleri yüksek proje takımlarının ortaya çıkması için uygun ortamın hazırlanmasında, stratejik tasarım ve planlama; örgütleme, insan kaynakları; liderlik; iletişim; bilişim; örgüt kültürü; takım çalışması; yaratıcılık; yenilik; performans kontrolü ve nihayet toplam kalite yönetiminin bir sinerji yaratacak şekilde entegrasyonu önemli görülmektedir. Müşteri tatmininde üretici odaklı olmaktan müşteri odaklı olma yönünde kabiliyet ve imkanların arttırıldığı bir çağa girildiği günümüzde bu entegrasyonun daha da önemli olduğu anlaşılmakta ve öncelikle bağlı bulunulan ana şirket ve varsa proje sahibi başta olmak üzere, tüm tarafların tatminini ön planda tutan entegre stratejiler ve kurumsal politikalar geliştiremeyen stratejik yönetimlerin rekabet üstünlüklerini kaybedecekleri anlaşılmaktadır.

Bu kitap kapsamında, proje takımlarının içlerinden çıktıkları şirketlerin stratejik tasarım ve planlama çalışmaları esas alınarak projelerin stratejik yönetimlerinin nasıl yapılması gerektiği konusu ele alınmıştır. Geleceğin büyük organizasyonlarının “ben” değil, “bizim gücümüz”  anlayışı çerçevesinde, bugünün proje organizasyonlarına benzer matris organizasyon esaslı takım/ ekip çalışması üzerine kurulacağı görülmektedir. Geleceğin modern organizasyon çatılarına öncülük etmeleri açısından …

Bir Cevap Yazın

Please log in using one of these methods to post your comment:

WordPress.com Logosu

WordPress.com hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Çıkış  Yap /  Değiştir )

Google+ fotoğrafı

Google+ hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Çıkış  Yap /  Değiştir )

Twitter resmi

Twitter hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Çıkış  Yap /  Değiştir )

Facebook fotoğrafı

Facebook hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Çıkış  Yap /  Değiştir )

Connecting to %s

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.